Cómo lograr que los ejecutivos puedan enfocarse en lo que mayor valor le aporta al negocio, dejando de lado aquellas cuestiones que los distraen del foco. Ese es todo un desafío para la gestión con miras forjar una compañía dinámica que se adapta a los cambios.

"Desarrollar la agilidad implica para las empresas comprender y atacar múltiples aristas que aseguren una efectiva capacidad de detección, adaptación y respuesta a los cambios", indica Gastón Francese, Socio y Director de Tandem, Soluciones de Decisión, que elaboro un informe sobre este tema, proponiendo una serie de herramientas.

El primer paso de la medición de la agilidad es evaluar cuantitativamente la efectividad de los procesos y rutinas de gestión para saber dónde debemos invertir si queremos mejorar nuestro dinamismo.

El recurso más valioso con el que cuenta una organización, el tiempo de sus ejecutivos, se malgasta muchas veces en reuniones de poco valor. Por el contrario, una reunión bien administrada, con un propósito alineado a la estrategia, que reúna por poco tiempo a las personas correctas y con la información adecuada, seguro será una herramienta muy potente para tomar buenas decisiones.

En ese sentido, según el informe, debe analizarse el tiempo dedicado a reuniones. Dos indicadores pueden ayudar a acortarlas. Por un lado, la simplicidad: cuando no se puede eliminar una reunión, tal vez se puede reducir la cantidad de participantes y, de esta manera, bajar las horas hombre totales invertidas. En numerosas ocasiones somos invitados a reuniones sin tener en claro nuestro rol, y lo que es aún peor, nadie controla el costo de esa invitación. En segundo lugar, poner el foco en la brevedad: si no se puede reducir la cantidad de participantes, tal vez se puede reducir la duración del encuentro. "¿Por qué una hora? ¿Por qué atarnos al sistema sexagesimal? Reuniones de 18, 23 o 42 minutos pueden ser igual de efectivas", sugiere el especialista.

Otro aspecto es el contenido de las reuniones. Una reunión efectiva debería tener al menos un 80% de su tiempo dedicado a la actividad que mayor valor agrega en la gestión: tomar decisiones. Otra manera de medir la efectividad es cuantificar las decisiones que se toman por reunión, más allá del tiempo destinado a ello.

Desde Tandem destacan también la flexibilidad en la rutina. Las decisiones no pueden esperar a las personas: deben ser tomadas cuando maximicen el valor para el negocio. Reuniones más cortas, pero más frecuentes, aportarán a un equipo mayor velocidad de reacción. Esto permitirá revisar el progreso con menor avance de tareas, pudiendo detectar desvíos y corregirlos de manera temprana.

Es importante además la adaptabilidad. La dinámica de reasignación de recursos deberá permitir la rápida movilidad para dirigir personas, dinero y tiempo a aquellas actividades de mayor valor agregado. Las variaciones en esta asignación de recursos podrán ser un indicador valioso respecto a la capacidad de adaptación y respuesta.